Para quem gosta de festas, um evento open bar é muito mais atrativo do que pagar por cada item consumido. Open bar significa “bar aberto”, dando ao público o acesso ilimitado a bebidas. Porém, para quem está na organização do evento, o planejamento bem feito é imprescindível para que tudo ocorra bem.
Além de uma boa organização, boas parcerias, atrações, local, data e hora, um preço camarada e uma boa comunicação com o público também são essenciais para organizar uma festa open bar de arrasar.
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Confira 12 dicas para fazer uma festa open bar de sucesso:
Confira 12 dicas para fazer uma festa open bar perfeita!
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1. Planejamento
O planejamento é o eixo para organizar uma festa open bar: fazer planilhas e cronogramas de como tudo irá funcionar é crucial para que informações não se percam durante o processo e seja possível conciliar todos os preparos.
2. Atrações
Sendo o evento temático ou não, é importante que as atrações sejam adequadas e agradem ao público, isso inclui música e até mesmo os staffs que rondarão o local. Tudo isso era desencadear na repercussão positiva do seu evento.
3. Divulgação
Após determinar qual será o público que deve ser atingido, a divulgação deve ser bem trabalhada para que todos fiquem sabendo sobre as informações da festa. Para que isso seja feito, o ideal é divulgar tudo nas redes sociais, criando um evento no Facebook e uma conta no Instagram para a festa.
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4. Preço
Apesar de eventos open bar serem naturalmente mais caros, é importante que o valor do ingresso caiba no bolso do usuário, para que assim o cliente até possa convidar mais pessoas para frequentar o local. Planeje bem seus gastos e a margem de lucro que deseja obter para que o valor de ingresso seja justo para ambas as partes.
5. Nome
Um nome atrativo para o evento é essencial para chamar a atenção do cliente, por isso, também é importante conhecer seu público. Nomes com duplos sentidos, sacadas inteligentes e fazendo menção a coisas que o público tem interesse podem agregar futuros usuários.
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6. Público
Conhecer o público com o qual você está lidando também é uma parte crucial do processo para se montar um evento open bar perfeito.
7. Quantidade de Pessoas
A quantidade de pessoas deve ser estabelecida previamente para que os organizadores da festa possam ter controle sobre o evento. Saber quantas pessoas irão também facilitará na hora de fechar as contas e garantir a segurança na infraestrutura da festa.
8. Parcerias
Um evento open bar não é necessariamente uma opção mais barata para os organizadores da festa, por isso a importância das parcerias com investidores que procuram esse tipo de evento. Diversas pessoas também buscam festas open bar para curtir aquela noitada. Mas como conseguir a parceria, investimento e patrocínio ideal para sua festa?
Uma ótima opção são empresas de bebidas. Elas acabam se beneficiando com a propaganda de suas marcas durante todo o evento, incluindo antes dele, no processo de divulgação. É possível conseguir as bebidas a preço de custo ou até gratuitamente em troca da divulgação da marca, dependendo do público.
Outra vantagem que se adquire na festa open bar é o atacadão: ao comprar as bebidas em grandes quantidades, elas podem ser vendidas a preços bem mais baixos ou podem ser negociadas com os parceiros. Para isso, é necessário elaborar uma proposta de parceria para apresentar aos possíveis patrocinadores.
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9. Infraestrutura
Um grande problema que ocorre nas festas open bar é a grande formação de filas para pegar bebidas. O ideal é que haja mais de um bar no local, com acesso fácil e boa sinalização, além de um local específico para armazenar bebidas Premium.
Garantir alguns lugares aonde o público possa sentar é um fator importante, porque esse tipo de evento costuma durar mais que o normal. Banheiros também devem ser devidamente preparados e limpos, para que o usuário não precise sair do evento caso precise utilizar o toalete.
10. Transporte
Pode ser interessante que sua festa feche alguma parceria com aplicativos de transporte como o Easy Taxi ou Uber, para dar descontos aos participantes que forem ao evento ou que escolherem determinada forma de pagamento.
É importante lembrar que como essas festas costumam acabar tarde, pode não haver mais transporte público. Caso os clientes também tenham bebido demais, um transporte privado pode ser mais seguro também.
11. Comunicação
Uma boa comunicação com o público também é importante para a imagem do evento: esclarecer dúvidas, prestar bem os serviços e demonstrar interesse para que haja uma boa relação entre administração e público será essêncial para uma boa repercussão da festa e garantir sucesso caso haja uma edição seguinte do evento.
12. Data e Hora
A data e horários também são questões que devem ser abordadas com cuidado porque geralmente as pessoas costumam beber mais do o costume em um eventos open bar, precisando do dia seguinte para se recuperar da ressaca. O ideal é que a festa seja no final da semana ou que anteceda um feriado.
