Como usar o Trello: conheça o aplicativo que vai te ajudar a organizar suas tarefas
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Aprenda usar o Trello para organizar suas tarefas!

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Organizar tarefas sem se perder no meio delas nem sempre é fácil. Para assumir o controle de seus projetos, responsabilidades pessoais e profissionais, o Trello pode ser um ótimo aliado. Esse aplicativo de gerenciamento pode ser visto como a ferramenta de produtividade mais eficiente no momento, portanto, como usar o Trello?

Para você que quer modernizar e organizar suas tarefas dentro de um fluxo de trabalho, o Trello é mais do que recomendado. A ferramenta se molda de acordo com as necessidades de cada usuário e pode ser utilizada tanto por um único indivíduo, quanto para trabalhos em equipe.

Neste artigo, vamos explicar todas as funcionalidades do Trello e porque esse aplicativo pode ser útil para você. Vamos responder às seguintes questões:

● O que é o Trello?

● Como usar o Trello?

● Para que o Trello serve?

● Onde o Trello pode ser útil?

● Como baixar o Trello?

aplicativo Trello
Ícone do aplicativo Trello. | Foto: Freepik.

O que é o Trello?

Trello é uma ferramenta criada para organizar projetos pessoais e corporativos. O painel presente na plataforma permite o gerenciamento de demandas, personalizando os fluxos de trabalho para uso individual ou de uma equipe.

Essa ferramenta de colaboração organiza seus projetos em quadros, baseando-se no sistema Kanban, elaborado pela montadora japonesa Toyota, em 1960. O método controlava o fluxo de produção ou transportes da indústria.

Hoje, o Kanban se enquadra no grupo das metodologias ágeis, tendo como principal objetivo a melhora na produtividade. Essa ferramenta, voltada principalmente para a gestão de tarefas, possui colunas que organizam as atividades.

No geral, o Trello informa o que está sendo trabalhado, quem está trabalhando e onde algo está em um processo.

Como usar o Trello?

Agora que você já sabe o que é o Trello, vamos mostrar como é simples utilizar essa ferramenta. Aqui, vamos responder como mexer no Trello e como usar o Trello para projetos pessoais ou profissionais.

Acompanhe, a seguir, o passo a passo do início de um projeto sendo organizado no Trello.

Passo 1: Crie sua conta

Criar uma conta é o primeiro passo para iniciar seu projeto do Trello. Você precisa informar seu nome, e-mail e cadastrar uma senha. Caso queira, você pode entrar no aplicativo utilizando sua conta do Google.

Ao criar a sua conta, assim como em outros sites e aplicativos, você está concordando com os termos de serviço e Política de Privacidade do Trello.

Passo 2: Crie seu quadro de organização de tarefas

Nesse segundo passo, é preciso entender o layout do Trello e como é a disposição das informações no serviço. Seu cadastro é composto por diferentes “boards”, quadros que reúnem diversas listas e informações. Assim que fizer o login no site, você encontra todos os “boards” disponíveis, podendo criar mais alguns.

Diante disso, na tela principal, clique em “Criar novo quadro” e dê um título para ele. Depois, clique em “Criar”.

Passo 3: Adicione listas

Nesse próximo passo, são criadas as listas de tarefas, que servem para facilitar o controle do fluxo de informações do trabalho. O quadro criado anteriormente (descrito no passo 2), permite que você adicione cartões ordenados por listas.

Para isso, clique em “Adicionar uma lista…”, digite o título e aperte Enter. Uma boa forma de se organizar no Trello é criar uma lista para as tarefas que precisam ser feitas e outra para aquelas que já estão prontas.

Utilizando, por exemplo, atividades de marketing nas redes sociais, algumas sugestões de listas são:

  • Sugestões de pautas;
  • Pautas aprovadas;
  • Pautas em andamento;
  • Posts em andamento;
  • Posts agendados;
  • Posts publicados.

Por meio das listas, você tem um panorama geral do quanto o seu projeto já avançou e do que ainda precisa ser executado para sua conclusão. É importante lembrar que não existe uma regra, pois as funcionalidades do Trello podem ser adaptadas de acordo com as suas necessidades e as de seu projeto.

Passo 4: Adicione cartões

Agora é o momento de criar os cartões nas listas que você selecionou. Clique em “Adicionar um cartão”, escreva o título e aperte Enter. Em cada cartão é possível acrescentar uma descrição com detalhes do planejamento.

Passo 5: Personalize com detalhes

Além da descrição, você pode personalizar seu cartão com diferentes itens, como checklist, prazos, membros, etiquetas, anexos de fotos, links e vídeos.

● Membros: em “Membros”, você adiciona as pessoas que vão participar daquela tarefa;

● Etiquetas/tags: em “Etiquetas”, é possível definir cores para cada tipo de tarefa ou níveis de urgência. Com as cores, é mais fácil identificar e diferenciar cada cartão;

● Deadline: “Data de entrega” é uma função bem clara e autoexplicativa. Quando você adiciona um dia e uma hora limite para a entrega da tarefa, o sistema te enviará uma notificação assim que o prazo estiver chegando ao fim e, automaticamente, mudará a cor no seu cartão. Nesses casos, a cor amarela indica quando o prazo está próximo e a vermelha quer dizer que o prazo de entrega já foi estourado;

● Anexos: você pode adicionar arquivos, fotos e vídeos que estão armazenados na nuvem ou em seu computador.

Também há um espaço reservado para comentários. Nele, os membros da equipe podem trocar ideias e informações sobre o status de desenvolvimento de cada ação dentro do projeto.

Depois de editar cada cartão da forma que você deseja, basta fechá-lo para salvar todas as alterações. Com o mouse, você pode arrastar os cartões e organizá-los na ordem que for melhor para você.

Passo 6: Comece a testar

Agora que você já adicionou listas e criou e editou os cartões, é hora de começar a testar o Trello na prática.

Utilizado como exemplo o caso citado anteriormente de marketing nas redes sociais, vamos supor que você arraste um dos cartões para a lista de “Pautas aprovadas”. Isso significa que o líder da equipe autorizou a execução de determinada tarefa.

Nesse caso, seguindo a linha de raciocínio de desenvolvimento do projeto, mais tarde, um dos membros poderia clicar no cartão e arrastá-lo para outra lista, a lista de “Pautas em andamento”. Depois, ainda seguindo o fluxo natural, esse cartão seguiria para as listas “Posts em andamento”, “Posts agendados” e “Posts publicados”.

É dessa forma simples e prática que o Trello ajuda você a organizar as tarefas e o fluxo de informações de trabalho de determinado projeto ou atividade. Os passos indicados são sugestões de como usar o Trello, mas suas listas podem ser organizadas de várias maneiras.

Normalmente, os quadros são divididos em três: “A fazer”, “Em progresso” e “Pronto”. Porém, você pode adicionar e mudar quantas vezes achar necessário.

Para que o Trello serve?

O principal benefício do Trello é o auxílio para a organização de tarefas e a montagem de um fluxo de trabalho em cima delas. Além disso, a ferramenta é uma espécie de apoio para o gerenciamento dos projetos da empresa. Ao utilizá-lo, o processo de gestão de projetos torna-se mais dinâmico e intuitivo.

Listamos as principais vantagens do Trello. Veja a seguir:

  • Visualização de projetos divididos em tarefas e ações;
  • Lógica do fluxo de tarefas baseada no Kanban, um quadro de sinalização que controla os fluxos de trabalho e produção;
  • Possibilidade de agregar recursos visuais e links aos cartões;
  • Compartilhamento do painel de tarefas com outros membros da equipe;
  • Facilidade de colaboração dentro do sistema;
  • Integrações do Trello com outros softwares, como planilhas do Google.

Onde o Trello pode ser útil?

Como explicamos, o Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos em listas e que pode ser ajustada de acordo com as necessidades do usuário. Muitos veem o Trello como um substituto de post-its, já que, na prática, a ferramenta ajuda a organizar as tarefas em post-its virtuais.

Se você já se sentiu perdido com tantas informações, prazos e tarefas, o Trello foi feito para você. Você pode utilizá-lo para arrumar e estruturar suas responsabilidades no trabalho, as prioridades de seus estudos, os seus planos de viagem, entre outros.

Usando o Trello, sua produtividade aumenta e tarefas importantes não são esquecidas.

Como baixar o Trello
Substituindo post-its físicos por virtuais com o Trello. | Foto: Freepik.

Como baixar o Trello?

O aplicativo do Trello está disponível para ser baixado no celular, tablet ou computador. Por meio da loja de aplicativos para celular, você pode baixar o Trello de forma prática, rápida e online. O aplicativo é gratuito para Android, iOS e Windows, mas também apresenta versões pagas com mais opções de funções.

Independente do lugar que você acessar o Trello, uma de suas vantagens é que ele se mantém sincronizado com qualquer dispositivo, ou seja, seus planejamentos não só ficam salvos, mas também ficam a sua disposição para serem vistos por qualquer meio.

Nesse sentido, para manter seu dispositivo protegido e para você poder utilizá-lo sem medo em qualquer lugar, a Ciclic oferece um seguro de cobertura completa para ele. Clique aqui e conheça mais sobre a empresa e seus serviços.

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Por Maria Eduarda Vieira – Fala! UFF

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