Você sabe o que é assinatura eletrônica? Qual o impacto que esse recurso oferece ao fluxo de diversos processos? Computação em nuvem, modelo 5G, realidade virtual. Todas essas tecnologias e inovações estão no topo da lista das coisas que prometem revolucionar o modo de consumir e estabelecer negócios.
A transformação digital, em todas as suas vertentes, está mudando a dinâmica do mundo dos negócios, e é preciso se adaptar para não ser engolido pela concorrência. Porém, em meio a tantas tecnologias, há uma que é básica/fundamental para a operacionalização das outras: a assinatura eletrônica.
Neste artigo, vamos esclarecer tudo sobre assinatura eletrônica. Explicaremos o que é, como ela funciona, quais são as áreas em que ela pode ser utilizada e também quais são as vantagens. Além disso, explicaremos a relação entre a assinatura eletrônica e a assinatura digital. Confira.
O que é assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica é uma ferramenta utilizada para confirmar que seu titular concorda com o conteúdo expresso em um documento disponível em formato eletrônico. Ela é a maneira mais simples de autenticar um documento sem a vulnerabilidade da assinatura manual realizada em papel.
Todas as formas de subscrição que utilizem os meios computacionais para confirmação são eletrônicas. Isso significa que, nesse enorme guarda-chuva da assinatura eletrônica, estão embaixo a assinatura digital, digitalizada, por reconhecimento de IP, Tolken, biometria, a tradicional chancela por login e senha ou outras formas de autenticação eletrônicas.
Em geral, utiliza-se a expressão “assinatura eletrônica” para traduzir a forma de autenticação que reproduz a imagem de sua firma após o login em uma plataforma especial (cujo acesso necessita de inserção de senha alfanumérica). De forma básica, a assinatura eletrônica corresponde a um código combinado entre um emissor e receptor, que confere acesso ou desbloqueia informações disponíveis on-line.
Você loga na plataforma, faz o upload do documento, posiciona os marcadores de assinatura (suas ou de terceiros) e, por último, confirma sua própria autoria, reproduzindo a imagem de sua firma manuscrita ou fixando uma mensagem de que você foi o subscritor eletrônico do documento em questão.
Por que usar a assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica simplifica e moderniza o processo de proposição e aceitação de condições expressas em documentos on-line. Ela agrega a possibilidade de obter assinaturas de forma viável e ágil, mesmo que um ou mais indivíduos estejam distantes geograficamente, ou seja, em cidades, estados ou até mesmo países diferentes.
Além disso, na medida em que o uso de computadores e dispositivos móveis crescem, mais formatos que possam transpor ações antes restritas ao mundo real para o virtual são exigidos e criados.
Dessa maneira, a assinatura eletrônica segue uma tendência internacional de digitalização, otimizando os processos e resultando na economia de tempo, recursos materiais e financeiros.
A assinatura eletrônica é capaz de tornar uma série de procedimentos e atividades mais rápidas e acessíveis, como por exemplo a dinâmica de recrutamento e seleção de profissionais. É possível realizar esse processo de forma virtual, anunciando uma vaga, selecionando currículos on-line, realizando entrevistas por vídeo e fechando acordos por meio de contratos digitais, assinados eletronicamente.
O que é necessário?
Para ter uma assinatura eletrônica é exigido apenas que você tenha um endereço de e-mail válido e informe seus dados. É para esse e-mail que será enviado o documento para assinar eletronicamente.
Entre as etapas previstas no processo estão:
1. Escolher uma plataforma
2. Instalar no dispositivo ou usar on-line
3. Fazer seu cadastro
4. Adicionar documento e assinar (como doc ou pdf)
5. Informar signatários (e-mail das partes)
6. Assinar
7. Receber o documento assinado por todas as partes.
Exemplos de uso da assinatura eletrônica
Por contemplarem diferentes níveis de segurança, as assinaturas eletrônicas podem ser utilizadas nas mais variadas transações e acordos. O que não faltam são situações para usar a assinatura, seja em negócios ou outros tipos de documentos. Veja a seguir.
- Compras
- Vendas
- Setor Jurídico
- Recursos Humanos
- Transações entre particulares
- Consultas médicas
Quais são as vantagens?
Como vimos, a assinatura eletrônica pode ser usada em diferentes setores, facilitando e otimizando os processos. Confira agora algumas das principais vantagens da assinatura eletrônica.
Economia
Tomando o processo totalmente virtual de recrutamento e seleção de um novo colaborador como exemplo, os candidatos economizam tempo e gastos com o transporte. Ao mesmo tempo, a organização contratante também reduz custos, pois não vai precisar imprimir papéis ou se preocupar com espaço físico para realização das etapas do processo.
Além disso, as empresas também economizam com serviços de cartório, como a abertura e reconhecimento de firma para validar as assinaturas manuscritas.
Aumenta a segurança
A assinatura eletrônica é muito mais segura do que a assinatura manuscrita, principalmente para os formatos que contam com diversos mecanismos de confirmação da autenticidade. Há assinaturas virtuais que reconhecem o número de IP (identificação de um computador), são equipadas com reconhecimento facial e outros dispositivos que as tornam bastante seguras.
Melhor organização administrativa
As organizações perdem muito tempo imprimindo, assinando, entregando vias, guardando e buscando novamente documentos físicos. No âmbito da otimização administrativa, a assinatura eletrônica é uma opção muito mais viável.
Se todos os seus documentos são gerados e assinados em nuvem, não é mais preciso imprimi-los. Eles passam a ser alocados na nuvem e basta um CRTL+F para resgatá-los. Não se perde dinheiro, e muito menos tempo procurando arquivos. Além disso, existe a possibilidade de assinar os documentos usando um dispositivo móvel, permitindo que você assine documentos onde estiver.
Mobilidade
Ter um contrato assinado em nuvem significa tê-lo em qualquer momento e em qualquer lugar, bastando acessar seu computador, tablet ou notebook. Além disso, um documento eletrônico pode ser reproduzido infinitas vezes.
Se você tiver um negócio, é essencial estar sempre atento às tendências tecnológicas envolvendo assinatura e gestão de documentos, dado que a forma como a informação circula em sua empresa diz muito sobre os resultados.
Diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital
Mais do que entender o que é a assinatura eletrônica, é preciso compreender as diferenças entre ela e outras formas de autenticação. Conforme foi dito anteriormente, a assinatura eletrônica é o gênero do qual a digital é a espécie.
A assinatura digital é uma das mais seguras formas de assinatura eletrônica, pois o certificado digital utilizado para essa chancela contém um conjunto de arquivos com códigos matemáticos, expressos por meio de um par de chaves criptográficas praticamente invioláveis (criptografia assimétrica).
Nessa tecnologia, o signatário gera uma chave pública e uma chave privada, sendo que, enquanto uma é usada para criptografar a mensagem (de conhecimento exclusivo do proprietário), a outra é utilizada para decodificá-la (de conhecimento público).
A assinatura eletrônica, por sua vez, não exige um certificado digital. Neste caso, a segurança é determinada por outros fatores. Por isso, quanto mais confiáveis forem essas evidências, mais segura é o modelo de assinatura.
O sistema utilizado para assinar faz a coleta de uma série de evidências para comprovar a identidade do signatário: geolocalização, endereço IP do equipamento utilizado, fotografia, assinatura manuscrita e outros recursos. Se for contestada juridicamente, não há presunção de legalidade e o signatário precisará provar que realizou a assinatura.
Primeiro passo para fazer uma assinatura digital: certificado digital
Para assinar digitalmente um documento, é necessário, antes de tudo, possuir um certificado digital. Ele é a identidade eletrônica de uma pessoa ou empresa, também conhecido como e-CPF ou e-CNPJ. Para obtê-lo, é necessário procurar uma Autoridade Certificadora, que nada mais é do que órgãos de emissão de documentos como o DETRAN. Esta entidade irá conferir os documentos necessários, a identidade do titular e criará a identidade digital.
Na prática, o certificado consiste em um arquivo contendo os dados referentes à pessoa ou empresa, protegidos por criptografia altamente complexa e com prazo de validade pré determinado. Esse arquivo pode ser armazenado em um pendrive, computador ou na nuvem.
Os elementos que protegem as informações do arquivo são duas chaves de criptografia, uma pública e outra privada. Elas são geradas aleatoriamente por funções matemáticas de alta complexidade e são fundamentais para realizar um processo de assinatura digital com segurança. Elas são únicas, e uma só funciona em conjunto com a outra, como um encaixe.
A chave privada é guardada sob a posse do usuário, enquanto a pública é compartilhada com quem o usuário desejar no formato de certificado digital. Após obter um certificado digital, você estará pronto para fazer uma assinatura digital
Existem diversos tipos de certificado digital. Para a assinatura digital, o popular é o tipo A1, válido por um ano. Os tipos A3/S3/T3 podem ser usados por até cinco anos, e alguns ainda possuem recursos de segurança extra, como o carimbo do tempo.
Como fazer a assinatura digital dos documentos?
Para assinar um arquivo eletrônico é preciso utilizar um assinador digital. Trata-se de um software que vincula os elementos criptográficos do certificado digital aos documentos que serão validados.
O assinador de assinatura eletrônica, mais precisamente digital, exerce a mesma função que a caneta que assina o papel no mundo analógico. Existem diversas opções pagas e gratuitas disponíveis na rede, de uso simples e intuitivo, e que também incluem uma função de verificação para comprovar a autenticidade de conteúdos já assinados.
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Por Maria Eduarda Vieira – Fala! Universidade Federal Fluminense
