O processo de gestão à vista é o nome que se refere a um modelo de gestão disponibilizado aos profissionais com a finalidade de que possam observar os seus resultados em tempo real. Por isso, pensando em modelos de estratégias eficientes com o objetivo de desenvolver os resultados por meio de produtividade e engajamento, os negócios adotam estratégias como o quadro de gestão à vista.
Nesse sentido, se a sua organização tem os processos internos em constante movimentação, gerando bons resultados aos usuários, e, ao mesmo tempo, precisa cuidar do desenvolvimento da equipe, esse post é para você. Assim, continue a leitura e saiba tudo sobre gestão à vista, além de conhecer os motivos por que você deve iniciar a implementação dessa técnica agora mesmo na sua empresa.
O que é um quadro de gestão à vista?
O quadro de gestão visual ou o processo conhecido como Gestão à vista é o nome dado a uma estratégia de gerenciamento disponibilizada aos colaboradores para que possam analisar os seus resultados em tempo real. Nesse sentido, é comum que esses dados e informações que refletem o andamento das atividades em um departamento ou mesmo em todo o negócio da empresa.
Atualmente, a tecnologia da informação, baseada principalmente em equipamentos mais flexíveis e baratos, permite que os dados sejam apresentados de maneira online, ajudando no acompanhamento, controle e na tomada de decisão. Por isso, a comunicação de dados também é uma grande aliada, pois ajuda na viabilização do tráfego de dados e informações por meio de diversas maneiras.
Além disso, a utilização de indicadores e gráficos de desempenho facilita alguns processos, principalmente permitindo que as equipes observem seu desenvolvimento e alcancem os objetivos que foram estabelecidos. Desse modo, os dados podem ser atualizados online, permitindo um gerenciamento em tempo real de todo o seu fluxo produtivo ou da prestação de seu serviço.
Benefícios de um quadro de gestão à vista
Com a utilização da gestão à vista, os dados são acompanhados por todos da empresa. Do mais simples ajudante até o principal executivo, todos podem ver a mesma informação e no mesmo momento. Desse modo, isso ajuda no entendimento, ou seja, na melhor comunicação, pois elimina o risco de ruídos que podem ser gerados na comunicação dos colaboradores durante os processos empresariais.
Além disso, a partir de dados e informações mais atuais e claras, toda a equipe fica mais motivada, assim, o engajamento vem automaticamente. Por isso, o clima organizacional fica mais cordial, como também a relação entre liderados e líderes tende a ser mais tranquila. Nesse sentido, o quadro de gestão à vista produção, permite que a tomada de decisão seja realizada com mais rapidez e segurança. Por isso, a agilidade se torna parte do dia a dia do empreendimento.
Essas alterações de curso em determinadas atividades podem ser realizadas quase que imediatamente, evitando problemas futuros. Além disso, a precisão na tomada de decisão é beneficiada quando existem a definição de métodos que oferecem antever problemas e indicar eventuais soluções. Nesse sentido, o mapeamento dos resultados é essencial para proporcionar tal benefício. Assim, os indicadores devem ser organizados entre os gestores para, então, ser compartilhados, antes mesmo da apresentação dos resultados.
Desse modo, utilizando esse tipo de gestão, é possível acompanhar o desenvolvimento dos seus processos ou a eficiência dos profissionais da equipe. Por isso, se você tem dificuldades em acompanhar o resultado dos membros do seu time, o quadro de gestão à vista vai simplificar as atividades da empresa, permitindo que o gestor foque no que realmente é importante.
Nesse sentido, esse controle ajuda a facilitar as comparações dos objetivos, a divulgação e o monitoramento dos resultados do seu negócio. Além disso, dependendo do tipo de atividade exercida, podem ser apresentados as informações de empresas concorrentes, por exemplo, fazendo com que a equipe equilibre o desempenho atual ao do competidor.
Como fazer um quadro de gestão à vista?
Agora que você já sabe as principais vantagens do quadro de gestão à vista, está na hora de aprender como montar o seu, os principais exemplos são: Kanban, Dashboard (ou outros painéis de controle) e Balanced Scorecard (indicadores balanceados de desempenho). Por isso, entenda melhor como funciona cada um deles.
Kanban
Essa estratégia é mundialmente conhecida. Assim, é uma técnica japonesa que consiste em uma divisão de três categorias (fazer, fazendo, feito) em que o negócio ou o gestor usa post-its para organizar essas atividades.
Nesse sentido, com a utilização dessa técnica, é possível alinhar as demandas por prioridades, deixando à vista o direcionamento e elevando a produtividade, uma vez que os colaboradores executem as tarefas pertinentes à urgência ao mesmo tempo em que visualizam o andamento delas. Assim, essa metodologia pode ser aplicada em qualquer departamento empresarial, inclusive, entre os setores. Desse modo, enquanto uma equipe está realizando uma demanda, o outro fica com a seguinte.
Dashboard
Essa técnica pode ser analógica ou digital e é um pouco mais completa do que o Kanban, principalmente por apresentar além das solicitações, elementos extras, por exemplo, resultados individuais e controle de metas. Além disso, você pode utilizar esse quadro de gestão à vista para desenvolver uma competição entre as equipes, por exemplo, em que, a cada resultado, os dados são atualizados em tempo real.
Balanced Scorecard
Essa estratégia tem como finalidade apresentar dados e informações de desempenho de maneira mais clara, organizando diferentes departamentos dentro do negócio. Assim, alguns indicadores são analisados, por exemplo, objetivos, metas e planos de ação.
No entanto, antes de definir esse modelo para ser adotado na sua empresa, é necessário verificar quais são os seus objetivos, como: quais os principais indicadores para cada departamento? Essa estratégia é interessante para a equipe? Quem será o responsável pela aplicação? Qual o objetivo desses dados?
Além disso, o ideal é investir em um treinamento entre os colaboradores, com a finalidade de que todos estejam alinhados com as informações que serão mostradas. Desse modo, pode ser um evento geral antes da implementação e também diário, caso haja alteração dos objetivos. Por isso, não se esqueça de realizar o acompanhamento e verificar os ajustes sempre que necessário. Assim, essas mudanças também podem ajudar como incentivo aos profissionais durante suas atividades do dia a dia, a fim de que todos estejam alinhados com as novas expectativas de resultados.
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Por Marcus Vinicius Mendes da Costa – Fala! Metodista
