Conheça a organização e o planejamento de um baile de formatura – Fala! Universidades
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Conheça a organização e o planejamento de um baile de formatura

Conheça a organização e o planejamento de um baile de formatura

O baile de formatura é um dos sonhos de todos os formandos, independente da universidade. Mas como é organizada a tão esperada formatura? Em quarentena, Rodrigo, que faz parte do time comercial da AGF360, contou sobre a experiência no mercado de festas universitárias, o processo de planejamento e a importância de uma agência ao longo do projeto. Confira:

Baile de Formatura
Baile de Formatura do Mackenzie. | Foto: Acervo AGF.

O que é uma agência de formaturas?

“O principal papel, hoje, é desenvolver o projeto de formatura, trabalhar em cima da planilha e fazer toda a gestão desse projeto junto com a comissão. E, obviamente, tem os pormenores, como tentar tornar uma noite memorável, inesquecível, que fica a cargo da agência trazer essas ‘cerejas’ no bolo.”, afirma Rodrigo.

Sobre a AGF360

A AGF360 tem mais de 20 anos e preza pela tradição. É a segunda empresa com mais tempo de mercado no setor universitário. Começou com festas e jogos, hoje, se dedica integralmente ao planejamento de formaturas.

O que compõe uma agência de formaturas?

“Hoje, são times que compõem a agência. Divididos em: Departamento comercial, Atendimento e Planejamento, Marketing – responsável pelo marketing interno e externo. Criação, responsável por criar toda a identidade visual. Produção, que é a equipe que, de fato, executa todo o projeto. Financeiro, entre outros”, disse ele.

O que diferencia a AGF360?

Hoje, existem diversas agências de formatura espalhadas por todo o país, questionado sobre o que diferencia a AGF360 das demais, Rodrigo ressaltou:

Pioneirismo. Isso é muito importante. Sempre tentar fazer algo primeiro no mercado. Vou te dar alguns exemplos: fomos os primeiros no mercado de formaturas a fazer uma festa de lançamento para uma comissão {…}. O maior palco feito em formaturas, foi nosso. Nos inspiramos em grandes festivais. Acho que é isso, sempre se reinventar e sair um pouco da casinha.

Formatura
Formatura da PUC. | Foto: Acervo AGF.

Inovação

O mercado se inova cada vez mais, eu costumo brincar que, para você ter uma agência de formatura hoje, não existe empecilho. É um mercado fácil de entrar, mas manter, é outra história. Hoje, tem empresas que têm dois, três, quatro anos de vida. São empresas novas, mas que estão misturando, porque têm um discurso novo, uma identidade nova e jovem.

“Então, a gente tem que, cada vez mais, combater isso, como a gente combate essas novas empresas e como trazemos para o nosso dia a dia aqui, no escritório. Principalmente trazendo segurança e transparência para o nosso cliente, nossa solidez depois de vinte e dois anos de mercado, mas, ao mesmo tempo, temos que falar a língua do nosso cliente: do universitário, galera de dezenove e vinte anos, galera que acabou de entrar na faculdade. Então, a gente tenta sempre trazer fatores da atualidade, que estão acontecendo para dentro do projeto.”, conta Rodrigo.

Relação agência-comissão

“Eu costumo falar que é quase um casamento, um ano e meio, quase dois anos juntos em atendimento. A gente acaba se envolvendo muito com a comissão, até o último dia, que é o baile.”

Entrega do projeto

“Para a gente que é do time comercial, é extremamente gratificante ver o resultado, ver seu projeto sendo entregue, então o que você pensou há dois anos, está acontecendo e saindo do papel {…} A gente entrega alguns mimos, agradecendo pela confiança no nosso trabalho. Sempre rola aquele choro, o abraço, agradecimento. Para a gente, do comercial, é fantástico. Eu acho que esse é um dos momentos essenciais na nossa profissão.”. Mas você sabe como é feito todo esse processo? Trouxemos um passo a passo detalhando cada parte, desde o primeiro contato ao dia do baile:

festa de formatura
Baile de formatura. | Foto: Acervo AGF.

Conheça o passo a passo de um baile de formatura

1 – Apresentação e briefing

No primeiro contato, a AGF360, através de um profissional especializado, realiza uma reunião de apresentação institucional. Nesta mesma etapa, são colhidas informações de todas as particularidades, bem como interesses da turma, para que seja desenvolvido um projeto exclusivo.

2 – Orientações e formalizações

Após as negociações finais, e aprovação do projeto, realizam todas as amarrações contratuais, para que todos os interesses, e obrigações de cada parte, possam ser garantidos da forma mais transparente possível.

3 – Lançamento e suporte do projeto

Definido o projeto, realizam em conjunto com a Comissão de Formatura, uma apresentação completa para a turma, abordando todos os pilares (local, atrações, buffet, decoração, bebidas, valores).

Dada a largada, ativam nossas células de trabalho, colocando a equipe em contato, para que todas as possíveis dúvidas sejam sanadas. Nesta etapa, são ministradas diversas atividades, tanto com a Comissão de Formatura, quanto com a turma, para que se estreite o relacionamento, deixando todas as ações mais efetivas.

4 – Seleção e definição de fornecedores

Logo após o lançamento do projeto, é criado um cronograma de ações, para que a Comissão de Formatura entenda todos os deadlines de seleção e contratação dos fornecedores. Este trabalho é realizado 100% em conjunto com a Comissão de Formatura, através de visitas aos espaços, degustações, reuniões com fornecedores, para que nenhum detalhe seja perdido.

Neste momento, a riqueza de informações e características individuais da turma são levados bastante em consideração, para que se crie um evento totalmente personalizado.

5 – Evento

Nestes dias, a agência trabalha duro para garantir a execução de tudo que foi planejado. Da montagem à desmontagem do evento, a equipe acompanhará e gerenciará a cadeia de fornecedores com extrema qualidade, a fim de garantir o melhor evento possível.

A AGF360 já organizou mais de 438 projetos, 68 jogos universitários e mais de 4,5 milhões de pessoas já passaram por eventos produzidos pela agência. 

Observação: Algumas informações foram retiradas diretamente no site da agência.

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Por Alexandre Melo – Fala! Mack

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