Hoje, praticamente todos os processos nos diferentes segmentos do mercado são digitalizados. Por esse motivo, utilizar um software de manutenção deixou de ser apenas uma opção e se tornou uma exigência para a organização de quem deseja aumentar a sua eficiência e produtividade operacional, bem como a sua competitividade.
De forma simplificada, um software para gestão da manutenção industrial é uma ferramenta de auxílio para a equipe de manutenção. Este conceito foi introduzido na década de 70, a princípio utilizado apenas em grandes empresas, mas atualmente se faz necessário também para as pequenas e médias indústrias.
Todo o tipo de indústria pode se beneficiar dessa tecnologia, pois já existem no mercado soluções que cabem no bolso. No entanto, é preciso saber escolher o melhor software de manutenção, para que sua empresa alcance seus objetivos de forma ágil e efetiva.
Neste artigo, vamos explicar mais profundamente o que é software de manutenção e para que serve. Além disso, vamos falar sobre as ferramentas necessárias em um software de manutenção e os 10 motivos para você utilizar um. Confira.
O que é software de manutenção?
Um software de manutenção é um sistema de gestão que ajuda a planejar, controlar e organizar manutenções preventivas nos equipamentos ou ativos da empresa ou indústria, seja preventiva, preditiva ou corretiva. Além disso, é uma excelente ferramenta para controlar as demandas de ordens de serviços que são emitidas pelos departamentos no dia a dia.
Esse sistema é usado especificamente para equipamentos técnicos que requerem cuidados e manutenção preventiva contínua, que não só permitirão vida útil mais longa e redução significativa de cursos, mas também o uso do equipamento em sua plena eficiência.
Dessa forma, um dos principais benefícios de se contar com um software desse tipo é que a empresa otimiza seu processo de gestão de manutenção, e isso colabora para o seu adequado funcionamento. Assim, as tarefas passam a ser desenvolvidas de forma mais ágil e prática.
Por que utilizar um software de manutenção?
1. Documentar os planos de manutenção de cada ativo
Com um software para gestão da manutenção, é possível criar uma documentação online e centralizada de todos os roteiros da manutenção de cada ativo da empresa. Contendo descrição das atividades, frequências das manutenções preventivas e planos de inspeção. Dessa forma, todos os envolvidos sabem onde encontrar a informações e como realizar a manutenção.
2. Planejar a manutenção preventiva com o software de manutenção
Definindo os planos de manutenção em um software, é possível determinar quando cada ativo deve passar por uma manutenção preventiva. De acordo com a quantidade de peças produzidas ou horas de produção você pode criar um planejamento de paradas de máquinas programadas para a manutenção preventiva.
3. Gerar e priorizar ordens de trabalho
É possível gerar rapidamente as ordens de trabalho que devem ser executadas pelo time de manutenção em um software, de acordo com o planejamento. De forma simples e fácil cada técnico sabe exatamente quais serão suas atividades, e o supervisor pode fazer o acompanhamento da execução dessas ordens.
4. Controlar as atividades dos técnicos
A emissão de ordens de trabalho (ou ordens de serviço de manutenção) eletrônico possibilitam que seja feito o acompanhamento da execução das manutenções em tempo real. Com base nos apontamentos dos serviços realizados por cada técnico. Essa mesma informação também atualiza o estoque e o custo da manutenção automaticamente em um sistema integrado.
5. Ter o histórico de toda manutenção realizada e vida útil de cada ativo
Um software de gestão da manutenção registra desde o planejamento até a execução das ordens. E como resultado fica disponível para consulta todo o histórico da manutenção, sem necessidade de perder tempo coletando informações para gerar relatórios, e quando chega o momento de uma auditoria, está pronto. Além disso, a qualquer momento você pode consultar a vida útil de um ativo, a data da próxima manutenção preventiva e quais manutenções já foram realizadas.
6. Ter um controle efetivo dos recursos de mão de obra
Um custo que não deve ser esquecido quando se trata de manutenção é a mão de obra. É fundamental controlar a utilização de cada recurso e um software de gestão da manutenção industrial permite saber exatamente as horas trabalhadas, e planejar quem irá trabalhar em cada manutenção de forma mais eficiente.
7. Ter um controle de inventário de peças para manutenção
Os materiais utilizados na manutenção são a outra parte do custo da manutenção. Com um software de gestão da manutenção você pode controlar exatamente as peças utilizadas, e principalmente, controlar o estoque de peças críticas para não ficar com máquina parada por muito tempo por falta de peças. Este é inclusive, uma das exigências da norma ISO.
8. Saber o custo real da manutenção
Com as informações reais de ordens de trabalho, materiais utilizados e mão de obra aplicada você consegue saber o custo real da manutenção. Este é um resultado que um software gera, por isso novamente você não precisa gastar tempo coletando e compilando dados para chegar nesses números.
9. Ter indicadores de desempenho da manutenção
O mesmo é válido para os indicadores, eles podem ser gerados em tempo real. Você pode ter os principais indicadores da manutenção como Disponibilidade, MTBF e MTTR, em painéis pela fábrica.
10. Integrar dados com o PCP
Ao utilizar um software para gestão da manutenção industrial na sua fábrica você pode integrar as informações do chão de fábrica com a manutenção. Essa integração permite saber por exemplo quando é hora de fazer uma manutenção preventiva com base nos apontamentos de produção realizados pelos operadores de PCP. Assim como você pode agendar uma manutenção preventiva e a equipe de planejamento da produção ter ciência dessa informação quando for fazer o planejamento.
10 ferramentas necessárias para um bom software de manutenção
Atualmente, existem diversos softwares de manutenção disponíveis no mercado. Pela variedade de opções, é difícil saber qual é a melhor, uma vez que essa identificação exige esforço, conhecimento técnico e criticidade.
Por isso, reunimos as principais ferramentas que um bom software de manutenção deve apresentar. Confira.
1. Criação de tarefas para a execução de manutenções preventivas, preditivas e corretivas;
2. Planos de manutenção para cada ativo ou equipamento (por calendário);
3. Ferramentas que permitam ao gestor gerar uma manutenção de forma manual ou automática;
4. Calendário visível de manutenção, o qual deve orientar a equipe de manutenção da empresa;
5. Recurso que possibilite ao gestor antecipar a realização de uma tarefa de manutenção, o que pode aumentar a eficiência e produtividade do trabalho;
6. Biblioteca que contenha possíveis peças de reposição no caso de manutenções preventivas;
7. Criação de rotas para a realização das atividades de manutenção pelos colaboradores da equipe de manutenção;
8. Indicadores de produtividade, que permitam ao gestor conhecer as metas que foram alcançadas e quais não foram. É uma boa ferramenta para se pensar em novos desafios;
9. Ferramenta que atualize de forma automática o software de manutenção a cada vez que novas informações forem sendo introduzidas nele;
10. Recurso que permita aos departamentos enviarem pelo software de manutenção ordens de serviços, o que otimiza o processo de comunicação, reduz custos e acelera o processo de execução do tipo de manutenção requerido.
Quem utiliza um software de manutenção?
O software de manutenção pode ser usado em diferentes tipos de empresas e indústrias. Ele pode abranger as seguintes áreas:
- Saúde: hospitais, clínicas e laboratórios;
- Indústria: fábricas e oficinas;
- Predial;
- Educação;
- Automobilística.
Como implementar um software de manutenção?
Para a implementação de um software de manutenção em sua empresa, alguns passos precisam ser seguidos a fim de que ela seja feita de forma eficiente, sem prejudicar a máquina produtiva da organização e evite erros que possam atrapalhar o processo.
Confira quais são esses passos.
- Registre os principais ativos no software, incluindo até mesmo máquinas pequenas e manuais. Lembre-se de que deve ser incluído no sistema tudo que necessitar de atenção e manutenção;
- Registre o pessoal técnico que será responsável pela manutenção, suas áreas de especialidade, incluindo supervisores técnicos e gestores na lista;
- Registre os períodos de manutenção preventiva de cada maquinário e item, com data e horário melhor recomendado para a operação. Lembre-se de escolher um momento que não atrapalhe ou atrapalhe o mínimo possível a rotina da cadeia produtiva;
- Inclusão das peças necessárias no sistema, com suas respectivas quantidades e uso por máquina. Cada vez que acontecer uma manutenção e o uso das peças, é necessário realizar o registro no sistema.
A partir do momento em que todas essas informações estão registradas, é seguro começar a utilizar o sistema em sua empresa.
Quais os desafios do processo de implementação?
Algumas questões podem ser um empecilho ou até mesmo atrapalhar o processo de implantação do sistema em sua empresa. Listamos os principais para você estar ciente e também se prevenir, caso seja possível. Veja a seguir.
- Dificuldade na programação das manutenções preventivas, escolhendo o melhor momento para não atrapalhar a produção no dia a dia;
- Quebrar o hábito de realizar apenas manutenções corretivas e mudar a cultura organizacional quanto a isso;
- Dificuldade de interlocução entre os setores para o agendamento do melhor momento para a realização da manutenção preventiva;
- Arcar com os custos de implementação do software que, inicialmente, são altos, mas compensa-se com o seu uso;
- Falta de conhecimento dos gestores sobre o processo de manutenção;
- Falta de envolvimento da administração no processo de manutenção dos ativos;
- Necessidade de qualificação das equipes para o uso do sistema e para os próprios procedimentos de manutenção.
Empresas de gestão de Software de Manutenção
Byte in Motion
É o caso da Byte in Motion, uma solução digital na Gestão da Manutenção de suas Instalações, Equipamentos, Equipes e Fornecedores.
Focada na otimização dos processos de toda operação de Facilities Management, a plataforma da Byte in Motion interage com a “Internet das Coisas” (IoT) para oferecer as melhores soluções de natureza tecnológica em gestão de ativos e manutenção, promovendo redução de custos e aumento da eficiência produtiva do negócio.
Algumas das funcionalidades do Byte in Motion:
- Gestão de chamados e ocorrências em tempo real
- Monitoramento de equipamentos e consumos em tempo real
- Controle de custos por ativo e local/área
- Gerenciamento de equipes com geolocalização
- Fácil planejamento e automação
- Dezenas de relatórios gerenciais
Exemplos de softwares de manutenção gratuitos
Confira duas opções de software de manutenção gratuitos.
Maintenance Care: 100% grátis para 1 usuário
Maintenance Care é um software de manutenção industrial canadense que oferece uma versão gratuita para 1 usuário. Esse software é certamente o mais conhecido na sua categoria como versão gratuita, mas tem um inconveniente: só está disponível em inglês.
Maintenance Care permitir-lhe-á fazer ordem de serviço, serviços de manutenção preventiva e gerir os seus ativos. Qualquer setor, incluindo, entre outros, cuidados geriátricos, educação, hotelaria, fabricação, campos de golfe, gerenciamento de propriedades e pequenas empresas utilizam o Maintenance Care.
Vantagens do Maintenance Care
- Aplicação móvel;
- Bastante funcionalidades.
Desvantagens do Maintenance Care
- Somente em inglês;
- Muitas limitações para a versão gratuita: 1 usuário, menos recursos e funcionalidades.
ManWinWin EXPRESS: gratuito para sempre
ManWinWin EXPRESS é um software de manutenção industrial gratuito desenvolvido em Portugal. Está disponível em mais de 10 idiomas. A versão gratuita possibilita apenas 1 usuário e até 50 equipamentos. Você pode cadastrar equipamento, criar planos de manutenção e gerar ordens de serviço.
Vantagens do ManWinWin EXPRESS
- Versão em português;
- Bastante funcionalidades.
Desvantagens do ManWinWin EXPRESS
- Instalação local;
- Limita a versão gratuita em usuário e equipamentos (50).
Como foi possível perceber, o software de manutenção apresenta inúmeras funcionalidades necessárias e importantes para o bom desempenho dos processos nas empresas. Você pode escolher qual das versões, paga ou gratuita, se adapta melhor a realidade do seu negócio.
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Por Maria Eduarda Vieira – Fala! Universidade Federal Fluminense
